Crée ton TimeSheet Ultime en 24 Jours
sans être un expert Excel
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Encodage & Formule
Aujourd’hui, on passe à la pratique :
tu vas encoder tes trois premières lignes dans le TimeSheet et découvrir comment automatiser le calcul du temps travaillé grâce à une simple formule basée sur l’Heure de début et l’Heure de fin.
Une étape essentielle pour rendre ton tableau vivant et déjà utile au quotidien.
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Dates paramètre
Aujourd’hui, tu découvres l’intérêt de créer des paramètres dans ton classeur.
Lorsque tu travailles avec des dates, il est souvent utile de pouvoir simuler différents cas, comme un week-end ou un autre jour spécifique.
Tu verras comment créer une date de test dans une cellule nommée, puis une formule nommée capable de renvoyer soit cette date de test, soit la date du jour.
Une technique simple et très pratique pour tester ton TimeSheet sans modifier les données.
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Calculs rentabilités
Aujourd’hui, tu complètes l’analyse de rentabilité en ajoutant les formules clés dans la table Dossier.
Tu vas créer une cellule nommée pour le tarif horaire, puis utiliser SOMME.SI.ENS pour calculer automatiquement le nombre d’heures prestées par dossier.
Tu calculeras ensuite la rentabilité en comparant le montant budgété au montant presté, avant d’améliorer la lisibilité avec deux outils utiles :
masquer les valeurs nulles,
mettre en évidence les dossiers dépassant le budget grâce à une mise en forme conditionnelle qui colore toute la ligne.
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Implémentation des listes fiables
Aujourd’hui, tu vas apprendre à créer des listes déroulantes fiables dans ton TimeSheet grâce aux noms définis.
Tu commenceras par un concept simple : nommer une cellule depuis la zone de nom, puis voir comment ce nom peut être utilisé pour afficher rapidement sa valeur.
Une fois le principe compris, tu passeras à l’étape suivante : nommer les trois listes — Dossier, Tâche et Sous-Tâche — directement depuis le Gestionnaire des noms, en suivant une méthode claire avec le préfixe lst_.
Cette préparation est essentielle, car la Validation de données ne reconnaît pas les références structurées.
Tu pourras ensuite créer tes listes déroulantes dans le TimeSheet, avec une astuce bien utile : la touche F3, qui affiche automatiquement tous les noms disponibles.
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Analyser vite
Aujourd’hui, tu vas apprendre à analyser ton TimeSheet grâce au tableau croisé dynamique.
Tu découvriras comment l’insérer en un clic, comprendre le volet des champs du TCD, et organiser tes données par un simple glisser-déposer.
Tu analyseras tes heures par date, dossier et tâche, de façon simple et lisible.
Tu verras aussi plusieurs options très utiles :
(les 4 lignes ci-dessous, il a mis des puces)
regrouper les dates par année et mois,
trier rapidement,
ajuster l’affichage (titres, largeurs, sous-totaux, disposition),
renommer les zones du TCD pour plus de clarté.
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Dates contrôlées
Aujourd’hui, tu poursuis la préparation du modèle TimeSheet en renforçant le contrôle des dates.
Tu découvres comment modifier la règle d’encodage pour empêcher la saisie d’une date en dehors de la semaine en cours ou postérieure à la date du jour.
Une étape importante pour garantir des données cohérentes et éviter les erreurs lors de l’utilisation du TimeSheet par les collaborateurs.
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Importer TimeSheet
Aujourd’hui, tu découvres comment importer automatiquement plusieurs TimeSheets depuis un dossier.
Sous la vidéo, tu trouveras un lien pour télécharger quatre fichiers : trois à placer dans le dossier TimeSheet_Terminé et un à conserver dans le répertoire principal.
Tu verras d’abord comment importer les fichiers présents dans un dossier à l’aide de Power Query.
Ensuite, tu déplaceras simplement un fichier vers le dossier TimeSheet_Terminé pour constater qu’un simple Actualiser suffit à relancer l’import et mettre les données à jour.
Une étape clé pour automatiser la collecte des TimeSheets.
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N° semaine + ligne Total
Aujourd’hui, ton TimeSheet gagne en précision :
tu ajoutes une colonne qui calcule automatiquement le numéro de la semaine grâce à la formule NO.SEMAINE.ISO.
Tu en profites aussi pour insérer la ligne Total
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Graphique mixte
Aujourd’hui, tu vas plus loin dans l’analyse visuelle en modifiant le type de graphique.
Tu pilotes le graphique à l’aide des segments Dossier et Client, puis tu découvres comment combiner un histogramme pour le montant des offres et une courbe pour le montant des heures prestées, avec un axe secondaire.
Tu verras aussi les limites de ce type de graphique lorsqu’on filtre fortement les données.
Pour y remédier, tu mets en place une alternative efficace : deux histogrammes superposés, qui permettent de visualiser clairement si le montant presté dépasse ou non le montant budgété.
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Segments liés
Aujourd’hui, tu vas découvrir comment piloter deux tableaux croisés dynamiques en même temps grâce aux segments.
Tu commenceras par copier le TCD d’hier pour créer une deuxième vue : les dossiers en lignes et les semaines en colonnes.
Puis, tu ajouteras quatre segments — Dossier, Tâche, Mois et Semaine — à partir du premier TCD.
Tu verras ensuite comment utiliser la commande Connexion de rapport pour que ces segments filtrent les deux TCD simultanément, de manière fluide et synchronisée.
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Modèle TimeSheet
Aujourd’hui, tu commences la préparation du modèle TimeSheet destiné aux collaborateurs.
Tu découvres d’abord le programme des prochaines étapes, puis tu mets en place les ajustements nécessaires pour transformer le fichier en classeur modèle.
Concrètement, tu ajoutes un paramètre pour le numéro de semaine traitée, adaptes la vérification des dates encodées, et modifies la structure de la table t_TimeSheet :
la colonne Semaine est remplacée par une colonne Gestionnaire, liée à une cellule nommée.
Ces changements sont essentiels pour générer ensuite des fichiers personnalisés à partir d’un modèle unique.
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Bases rentabilité
Aujourd’hui, tu poses les bases de l’analyse de rentabilité des dossiers.
Tu vas créer deux nouvelles tables : Client et Dossier.
Dans la table Dossier, tu prépares les premières colonnes : date, nom du dossier et liste déroulante pour choisir chaque dossier.
Tu découvriras aussi comment utiliser la fonction RECHERCHEX pour récupérer automatiquement le nom du client en fonction du code dossier provenant de la table Client.
Les calculs de rentabilité (heures prestées, montants, pourcentages…) seront abordés demain.
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Créer TimeSheet
Aujourd’hui, tu découvres comment créer un TimeSheet pour un collaborateur à partir du modèle.
Tu commences par organiser les fichiers : un répertoire principal pour l’application, avec deux sous-dossiers — l’un pour déposer les TimeSheets de la semaine, l’autre pour ceux qui ont été complétés.
Tu verras ensuite comment préparer le modèle pour chaque collaborateur : copier les listes Dossier, Tâche et Sous-tâche depuis le fichier d’analyse, puis adapter les paramètres du modèle avec le nom du collaborateur et le numéro de la semaine à traiter.
Une étape clé pour passer du modèle à l’utilisation réelle sur le terrain.
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Préparation de liste fiables
Aujourd’hui, tu poses les bases indispensables pour créer des listes déroulantes fiables dans ton TimeSheet.
Avant d’ajouter la validation dans les colonnes (ce sera l’objet du Jour 8), tu vas préparer proprement les sources de données dans une feuille dédiée aux paramètres.
Tu vois deux méthodes pour construire tes listes Dossier, Tâche et Sous-tâche :
Technique 1 : copier les données depuis « t_TimeSheet », les convertir en tableau structuré, puis supprimer les doublons pour obtenir une liste propre.
Technique 2 : utiliser les fonctions UNIQUE et TRIER, idéales si tu disposes d’Excel 365 ou Office 2021.
Une étape essentielle pour garantir des choix cohérents et sans erreur dans la suite.
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Graphique dossiers
Aujourd’hui, tu découvres comment visualiser les données du tableau Dossier à l’aide d’un graphique.
Tu compares le montant budgété et le montant presté pour mieux suivre la situation de chaque dossier.
Le graphique est ensuite déplacé dans une nouvelle feuille, dédiée au pilotage.
Tu crées deux segments — Client et Dossier — que tu dupliques pour pouvoir piloter à la fois le graphique et la table des dossiers depuis deux feuilles différentes.
Une première étape vers un véritable tableau de bord.
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Graphique couleurs conditionnelles
Aujourd’hui, tu découvres comment appliquer une mise en forme conditionnelle… à un graphique.
Tu recrées un graphique basé sur les dossiers, avec le montant presté en histogramme et le montant de l’offre en courbe sur un axe secondaire.
Pour visualiser immédiatement les dépassements, tu ajoutes une colonne Différence dans la table Dossier.
Cette colonne permet d’afficher une barre rouge uniquement lorsque le montant presté dépasse le montant budgété, superposée à l’histogramme vert.
Le résultat : un graphique clair, où chaque situation est identifiable en un coup d’œil.
Trop tard
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Nettoyer modèle
Aujourd’hui, tu finalises la préparation du classeur modèle.
Tu nettoies le fichier en conservant uniquement les feuilles TimeSheet et Paramètres, puis tu supprimes toutes les données existantes de la table t_TimeSheet.
Tu verras aussi comment retirer les segments et vider les listes utilisées pour l’encodage dans la feuille paramètres.
Enfin, tu enregistres le classeur au format xltx, prêt à être utilisé comme modèle pour créer de nouveaux TimeSheets.
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Statuts visuels
Pour ce dernier jour, tu renforces la lisibilité et la sécurité du tableau Dossier grâce à la mise en forme conditionnelle.
Tu appliques d’abord une mise en forme aux cellules contenant des formules, afin d’attirer l’attention et éviter toute modification involontaire.
Ensuite, tu ajoutes les colonnes Date de début, Date de fin et Statut, puis tu utilises une fonction de comptage pour afficher un jeu d’icônes :
vert si le dossier est terminé,
jaune s’il est en cours,
rouge s’il n’a pas encore commencé.
Une belle façon de conclure le calendrier avec un suivi visuel clair et efficace.
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Modifier modèle
Aujourd’hui, tu apprends à adapter le modèle pour éviter toute confusion avec le fichier d’analyse.
Tu verras quelles cellules nommées ne sont pas utiles aux collaborateurs et comment les supprimer proprement.
Tu modifies ensuite le comportement de la date courante en remplaçant la formule basée sur une date de test par une formule simple utilisant AUJOURDHUI().
Une étape importante pour garantir un modèle clair, fiable et prêt à l’emploi.
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Filtrer vite
Aujourd’hui, tu découvres la puissance des segments pour filtrer tes données en un clic.
Tu vas créer trois segments — Dossier, Tâche, Sous-tâche — puis explorer toutes leurs possibilités : changer la couleur, ajuster le nombre de colonnes, modifier largeur et hauteur, cacher les éléments sans données, ou encore bloquer leur déplacement.
Tu apprends aussi à aligner et distribuer les segments pour un tableau clair et harmonieux.
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« Colonnes propres », « Format clair »
Aujourd’hui, ton TimeSheet devient plus lisible et plus professionnel.
On applique les bons formats aux colonnes : dates, heures, et le format spécifique [hh]:mm pour afficher correctement le temps total.
Tu découvres aussi comment insérer des lignes dans un tableau structuré et comment sélectionner facilement les éléments du tableau grâce aux raccourcis clavier et aux flèches.
Toutes ces étapes assurent un tableau cohérent et prêt pour les calculs.
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Mise en forme pour repérer
les week-ends
Aujourd’hui, tu apprends à mettre en évidence les jours particuliers dans ton TimeSheet.
On applique une mise en forme qui colore automatiquement les samedis et dimanches grâce à la formule JOURSEM, en utilisant son deuxième argument réglé sur 2 pour commencer la semaine au lundi.
Un excellent moyen de repérer d’un coup d’œil les jours non travaillés ou spécifiques.
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Analyser import
Aujourd’hui, tu passes à l’analyse des données importées des collaborateurs.
Tu ajoutes une colonne Temps dans la table t_TimeSheet pour calculer automatiquement le temps travaillé, puis tu crées un nouveau tableau croisé dynamique basé sur ces données consolidées.
Cette étape te permet d’obtenir une vision globale du temps presté.
Demain, tu découvriras comment transformer ces analyses en tableau de bord interactif avec graphiques et segments.
Encore un peu de patience
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